L’un des sentiments les plus fréquents lorsque la pandémie a contraint de nombreuses personnes à télétravailler était de se sentir submergé par le bombardement de messages. Ils sont venus de tous les côtés et de toutes les plateformes : Teams, Slack, WhatsApp, email, téléphone, Zoom, Skype, Meet… Un an et demi plus tard, cette situation de saut constant est peut-être moins accablante, mais elle continue à produire de l’épuisement, et elle s’accumule. De plus, il semble que ce mode de fonctionnement soit là pour rester, même si nous sommes retournés au bureau. “À la vie en face à face que nous avions avant s’est ajoutée la vie professionnelle virtuelle, qui a été maintenue”, m’a dit cette semaine un client frustré. C’est le principal défi des nouveaux environnements de travail “hybrides” ou flexibles, qui causent un casse-tête aux responsables des ressources humaines dans la plupart des entreprises. Dans ces nouvelles circonstances, l’accent est mis sur la communication : elle augmentera la motivation et l’efficacité des employés et aura un impact positif sur les résultats. Une technique qui aide définitivement les équipes à améliorer la communication dans ce monde numérisé est d’avoir des directives claires sur le moment et la manière dont elles sont censées répondre. Il s’agit d’établir un “cadre de communication numérique”. Des entreprises comme Deloitte l’appliquent déjà.
Cela commence par l’écoute
L’écoute est un élément clé de toute communication. Ainsi, avant de mettre en place des règles, la première étape consiste à prêter attention et à comprendre les membres de l’équipe et leurs besoins. Pour établir un dialogue qui permette de recueillir des informations clés, des experts recommandent les sujets et questions suivants à poser à chaque personne :
- Valeurs fondamentales : Quelles sont les valeurs communes qui peuvent vous aider dans votre approche du travail et comment collaborez-vous les uns avec les autres ?
- Limites numériques : Quel est votre emploi du temps ? Quand travaillez-vous au bureau et quand travaillez-vous à domicile ? Quels sont les moments de la journée ou de la semaine où vous êtes disponible ?
- Méthode de communication préférée : Comment préférez-vous être contacté : pour des messages urgents, pour des mises à jour, pour rester informé ?
- La responsabilité : comment s’assurer que ce qui a été convenu est et continue d’être livré ? Envisagez des moyens positifs de renforcer les objectifs et donnez des exemples de cas où des exceptions doivent être faites. La façon dont vous aurez cette conversation variera en fonction du contexte. Vous pouvez créer un modèle à remplir, un formulaire en ligne, ou utiliser ces suggestions comme guide dans une réunion spécifique où vous vous écoutez les uns les autres.
L’importance de fixer des limites
Une fois que les différentes voix ont été entendues, il incombe au responsable de créer le “cadre de communication numérique”, en tenant également compte des exigences professionnelles. Il a été prouvé que le fait d’être connecté en permanence au travail est, dans la plupart des cas, contre-productif pour la motivation et les niveaux de productivité. Par conséquent, fixer des limites est une mesure qui aura presque certainement des effets positifs. Une experte, a aidé des dizaines de dirigeants à mettre en place de telles règles dans leur entreprise et a constaté qu’il est très important que les cadres supérieurs réfléchissent au type de limites possibles, en commençant par eux-mêmes. La plupart disent qu’ils ne peuvent pas fixer de limites, mais après un peu de réflexion interne, ils se rendent compte que tout le monde le fait. Il faut juste un peu de travail pour relier les idées que ces pratiques qu’ils ont secrètement essayées sont, en fait, des limites.
Soutien à l’exercice de la déconnexion numérique
Le “cadre de communication numérique” (également connu sous le nom de “charte de communication de l’équipe”) ne doit pas être compris comme quelque chose de rigide et sans exception. Au contraire, elle éclaire sur la manière de communiquer, et par quel canal, en dehors des heures de travail, notamment les messages qui ne peuvent attendre. De cette façon, il devient un grand allié pour se conformer à la législation Française actuelle, qui reconnaît la déconnexion numérique comme un droit. L’un des principaux problèmes aujourd’hui est qu’il n’existe pas de canaux différenciés pour les questions urgentes, ce qui signifie que de nombreux employés sont constamment attentifs au courrier ou au chat de l’entreprise, y compris le soir et le week-end. Déterminer quand et comment nous communiquons contribue à la déconnexion numérique Sans clarté, chacun interprète la priorité comme il le peut ou le veut. Une étude récente menée par des chercheurs a révélé que les courriels non urgents envoyés en dehors des heures de travail semblent plus urgents à ceux qui les reçoivent qu’à ceux qui les envoient, qui sous-estiment le stress qu’ils génèrent. L’une des solutions qu’ils proposent est d’indiquer explicitement dans le courriel lui-même quand une réponse est nécessaire. Toutefois, s’il ne s’agit pas d’une question de priorité immédiate, il est encore mieux de laisser le courrier prévu pour arriver pendant les heures de travail. Dans certaines entreprises cette option est proposée par défaut par le client de messagerie lui-même. En prenant des mesures simples comme celle-ci, ou d’autres actions convenues dans le cadre, on contribue à faire du bien-être une valeur fondamentale de l’environnement de travail. Il ne suffit pas que chaque individu améliore son bien-être numérique, l’entreprise doit contribuer dans ce sens. L’établissement de cette voie est fondamental pour retenir les talents et améliorer les résultats de l’entreprise.
